Johtosääntö
Sanaratas ry:n johtosääntö
Yleistä
Yhdistyslaista ja yhdistyksen säännöistä löytyy perusteet hallinnon tehtäväjaosta ja vastuista. Johtosääntö on oiva apuväline päivittäisten rutiinien pyörityksessä ja valittaessa hallintoon uusia toimijoita.
1 § Soveltamisala
Tämä johtosääntö koskee Sanaratas ry:n hallitusta ja toimihenkilöitä sekä niiden toimivaltaa, tehtäviä ja vastuusuhteita.
2 § Hallitus
Sanaratas ry:n sääntöjen mukaan yhdistyksen hallitukseen kuuluu puheenjohtaja ja vähintään kolme muuta jäsentä sekä vähintään yksi varajäsen.
Hallituksen on lain ja sääntöjen sekä yhdistyksen päätösten mukaan huolellisesti hoidettava yhdistyksen asioita. Hallituksen on huolehdittava siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty. Hallitus edustaa yhdistystä.
Hallituksella on oltava puheenjohtaja. Puheenjohtajalla on oltava asuinpaikka Suomessa eikä hän ei saa olla vajaavaltainen tai konkurssissa. Hallituksen muiden jäsenten on oltava 15 vuotta täyttäneitä.
Hallitus vastaa yhdistyksen hallinnosta sekä toiminnan järjestämisestä ja kehittämisestä. Lisäksi hallitus päättää strategisesta suunnittelusta.
Yhdistyksen kokous valitsee hallituksen puheenjohtajan yhden kalenterivuoden toimikaudeksi kerrallaan sekä neljä muuta hallituksen jäsentä kolmen kalenterivuoden toimikaudeksi kerrallaan. Hallituksen jäsen voi toimia maksimissaan kaksi kolmen vuoden kautta peräkkäin.
Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan kalenterivuodeksi kerrallaan. Hallitus valitsee keskuudestaan tai hallituksen ulkopuolelta sihteerin kalenterivuodeksi kerrallaan. Mikäli sihteeri valitaan hallituksen ulkopuolelta, hänellä on kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan kutsusta tai tämän ollessa estynyt varapuheenjohtajan kutsusta. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Hallituksen esittelijä on toiminnanjohtaja, jolla on hallituksen kokouksissa läsnäolo‐ ja puheoikeus.
3 § Talousohjesääntö
3.1 § Yhdistyksen syyskokouksessa päätettävät talousasiat
* Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä jäsenmaksun suuruus
erikseen yksityisille henkilöille ja yhteisöille seuraavalle kalenterivuodelle
* Valitaan varsinainen toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja
3.2 § Kevätkokouksessa päätettävät talousasiat
* Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien lausunto
* Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
3.3 § Hallituksen talouteen liittyvät tehtävät
* Hallitus valitsee varsinaisten tai varajäsenten joukosta tai ulkopuoleltaan rahastonhoitajan, jonka on tarkastettava yhdistyksen tositteet neljännesvuosittain
* Hallituksen on tarkoin hoidettava yhdistyksen omaisuutta
* Lisäksi hallitus huolehtii seuraavista asioista:
- Vastaa yhdistyksen kirjanpidon järjestämisestä
- Vastaa toimintasuunnitelman ja talousarvion laadinnasta ja seurannasta
- Vastaa vuosikertomuksen laadinnasta sekä käsittelee ja allekirjoittaa tilinpäätöksen
- Vastaa yhdistyksen taloudenhoitoon liittyvien ohjesääntöjen valmistelusta
- Päättää tilienkäyttöoikeuksista
- Päättää työntekijöiden palkkaamisesta ja palkoista yli kahden kuukauden pituisissa työsuhteissa sekä toiminnanjohtajan lähipiirin palkoista
3.4 § Puheenjohtajan talouteen liittyvät tehtävät
* Vastaa toimintasuunnitelmaluonnoksen laadinnasta yhteistyössä toiminnanjohtajan,
rahastonhoitajan ja muun hallituksen kanssa
3.5 § Taloudenhoitajan talouteen liittyvät tehtävät
* Vastaa talouspäätösten toteutuksen valvonnasta yhteistyössä toiminnanjohtajan ja muun hallituksen kanssa.
* Hyväksyy toiminnanjohtajan ja tämän lähipiirin laskut tai kulukorvaukset.
* Tarkastaa neljännesvuosittain yhdistyksen kirjanpitoon kirjatut tositteet:
* Tositteet täyttävät kirjanpitolain vaatimukset.
* Tositteet on varustettu tarvittavin lisäselvityksin.
* Menotositteet ovat syntyneet yhdistyksen toiminnasta.
* Yhdistykselle kuuluvat tulot on tuloutettu asianmukaisesti.
3.6 § Sihteerin taloudenhoitoon liittyvät tehtävät
* Vastaa vuosikertomusluonnoksen laadinnasta yhteistyössä toiminnanjohtajan ja muun hallituksen kanssa.
* On mukana toimintasuunnitelman tekemisessä.
3.7 § Toiminnanjohtajan talouteen liittyvät tehtävät
* Hoitaa yhdistyksen taloutta ja varainhankintaa tehtyjen päätösten mukaisesti.
* Esittelee tilinpäätöksen, talousarvion, laskelmat ja muut talouteen liittyvät asiat yhdistyksen kokoukselle.
* Hyväksyy laskut, joita ei ole määrätty taloudenhoitajan hyväksyttäviksi.
* Huolehtii menojen suorittamisesta sääntöjen ja päätösten mukaisesti.
* Seuraa tulojen sekä jäsenten maksamien jäsenmaksujen kertymistä.
* Vastaa yhdistyksen kirjanpidon hoidosta yhteistyössä kirjanpitäjän kanssa.
* Vastaa kirjanpitokirjojen ja tositemateriaalin säilyttämisestä ja arkistoinnista. Kirjanpitolain mukaan kirjanpitokirjat (päivä-pääkirja, tuloslaskelma ja tase liitteineen) ja tililuettelo on säilytettävä 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Hallituksen kokousten pöytäkirjat tulee säilyttää aina.
* Tositemateriaalin säilytysaika on kuusi vuotta.
* Tositemateriaali säilytetään suositusten mukaisesti.
* Vastaa kirjanpitokirjojen ja tositemateriaalin tuhoamisesta määräajan jälkeen.
* Valmistelee yhdessä hallituksen kanssa talousarvioesityksen syyskokoukselle.
* Toiminnanjohtaja voi päättää yksin enintään 2 000 €:n käyttämisestä.
3.8 § Tilinpäätösaikataulu ja toiminnantarkastus
* Päättyneen vuoden tilien on oltava valmiina, hallituksen allekirjoittamana ja toiminnantarkastajille annettavaksi viimeistään 28.2.
* Toiminnantarkastajien on luovutettava toiminnantarkastuskertomus viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta hallitukselle.
* Kevätkokous on pidettävä 1.3.–30.4.
4 § Johtamisjärjestelmä ja päätöksenteko
Perusperiaate on se, että toiminnanjohtaja tekee perusteltuja esityksiä ja hallitus päättää, hyväksyykö, jättääkö asian pöydälle, palauttaako sen valmisteluun vai hylkääkö esityksen.
4.1 § Kokoukset
Yhdistyksen jäsenkokoukset voidaan järjestää sääntöjen mukaisesti vain lähikokouksina. Sääntöjen mukaan erillistä ilmoittautumista ei vaadita, mutta tarjoilun järjestämiseksi voidaan ilmoittautumisia pyytää. Ilmoittautumatta jättäminen ei ole este osallistumiselle eikä äänestämiselle.
Yhdistyksen hallituksen kokoukset voidaan järjestää lähikokouksina, etäkokouksina, hybridikokouksina, sähköpostikokouksina tai muissa viestisovelluksissa. Puheenjohtaja päättää, millä tavoin, milloin ja missä kokous pidetään.
Sähköpostikokouksessa jokaisen jäsenen katsotaan osallistuvan kokoukseen, ellei hän erikseen ilmoita poissaolostaan.
4.2 § Puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja
Puheenjohtaja johtaa hallituksen työskentelyä. Puheenjohtajan ollessa estynyt varapuheenjohtaja johtaa työskentelyä.
4.3 § Yhdistyksen edustaminen
Yhdistystä edustavat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri , taloudenhoitaja, toiminnanjohtaja tai muu hallituksen erikseen nimeämä henkilö.
4.4 § Toiminnanjohtaja
Toiminnanjohtaja toteuttaa, johtaa ja valvoo yhdistyksen operatiivista toimintaa hallituksen hyväksymän strategian ja toiminta- ja taloussuunnitelman sekä hallituksen tekemien päätösten mukaisesti. Lisäksi toiminnanjohtaja suunnittelee ja kehittää toimintaa, hoitaa yleishallintoa, valmistelee käsiteltävät asiat hallitukselle ja toimii niiden esittelijänä. Toiminnanjohtaja on yhdistyksen työntekijöiden esihenkilö.
Toiminnanjohtaja tekee itsenäisesti päätöksiä tavanomaisissa operatiiviseen toimintaan liittyvissä asioissa, jotka perustuvat yhdistyksen strategiaan, toimintasuunnitelmaan tai hallituksen linjapäätöksiin. Toiminnanjohtaja on vastuussa päätöksistään hallitukselle.
5 § Yhdistyksen periaatteet
5.1 § Toiminta ekososiaalisen sivistyksen hengessä
Ekososiaalinen sivistys on kestävää kulttuuria, johon pyritään inhimillisen kasvun kautta. Ekososiaalisesti sivistynyt ihminen ja yhteisö ymmärtää omien oikeuksiensa ja velvollisuuksiensa riippuvan toisten ihmisten ja luonnon hyvinvoinnista. Vastuullinen maailmasuhde rakentuu myötätunnosta, kohtuullisuudesta, kyvyistä tasavertaiseen vuorovaikutukseen sekä seuraamustietoisesta käyttäytymisestä.
5.1.1 § Käytännön sovellukset
Ekologisesta vinkkelistä suosimme yhteiskyytejä, julkisten yhteyksien päässä olevia kokoontumis-, koulutus- ja leiripaikkoja, pyöräillen tehtäviä matkoja ja projekteja. Otamme ympäröivän luonnon mukaan opetukseen toiminnan ympäristönä. (kansallispuistot, lähiluonto, uimaranta, erilaiset luontoympäristöt)
Tarjoamme eettistä ruokaa, joka on tullut läheltä, joka mahdollisuuksien mukaan luomua tai Reilua kauppaa, mikäli läheltä ei tuotteita saa. Voimme hyödyntää tarjoilussa tuotteita, joiden uhkana on päätyä jätteeksi. Ruoka on lihatonta ja kasvisruokapainotteista. Mikäli toiminnassa on vegaaneja, pyrimme tarjoamaan kaikille samaa ruokaa, joka on tällöin vegaanista. Kauppareissut teemme kestokassien kanssa pyöräillen mahdollisuuksien mukaan. Ruoka tarjoillaan pestävistä astioista, yhdistyksellä on omat leiriastiat tätä varten. Hävikkiä torjumme aktiivisesti. Esimerkiksi osallistuja voi itse valita ruuan määrän.
Kierrätyksen otamme huomioon kaikessa toiminnassa. Osallistujilta edellytetään osallisuutta kiertotalouteen ja kasvatamme näin tiedostavampia ihmisiä.
Askartelumateriaaleina hyödynnämme kierrätettyjä materiaaleja sekä luonnon materiaaleja. Uutta ostettaessa vaalimme ekologisia vaihtoehtoja ja sertifikaatteja sekä hukkamateriaaleja. Omassa toiminnassa minimoimme jätteiden muodostumisen. Käytämme yhteislaitteita, kuten monistuskone ja lainaamme omia laitteita tarvitseville, kuten laminointikonetta. Lainaamme ennemmin kuin hankimme konetta omaksi (tekstiilipesuri). Omien vuokratilojen korkea käyttöaste on tavoitteena.
Liitämme sanataidehankkeisiin ja kaikkeen toimintaan kestävyyden teemoja.
Sosiaalisen kestävyyden näkökulmasta vaalimme yhteisöllisyyttä; kuten yhdessä syömistä kokouksissa, koulutuksissa ja avoimissa yleisötilaisuuksissa. Kannustamme osallistujien ja jäsenten osallisuuteen, vaikuttamiseen ja heidän toiveiden huomioon ottamiseen toiminnassa ja sen suunnittelussa.
Teemme sanataidetta tunnetuksi ja näkyväksi, matalan kynnyksen harrastukseksi.
Taloudellisen kestävyyden takaamiseksi pyrimme saavuttamaan yhteiskunnassa sellaisen aseman, että ympäröivä yhteiskunta ja verkostot tarvitsevat palvelujamme sekä ovat valmiita tilaamaan niitä, maksamaan niistä tai avustamaan niiden toteuttamisessa eri tavoin. Toimimme aktiivisesti erilaisissa yhteishankkeissa ja verkostoissa ja hyödynnämme monenlaista vaihdantaa. Etsimme verkostoissa ja yhteistyössä sopivia toimintoja, jotka palvelevat molempia osapuolia.
Sanataide on kulttuurisen kestävyyden keskiössä, välitämme eri tavoin perinteitä, tapoja, historiaa, kielen eri diskursseja ja käyttötapoja nimenomaan kielen ja sanataiteen keinoin. Luovana toimintana sanataide edistää monimuotoisuutta ja moninaisuutta, erilaisuuden arvostamista, tasapainoista kasvua sekä kaikkien oikeuksien kunnioittamista. Jokaisen työtä arvostetaan, jokaisen taide on arvokasta sellaisenaan. Jokaiselle annetaan mahdollisuudet kohota omille siivilleen sanataiteilijana. Sanoin voimme rakentaa rauhaa ja vakautta yhteiskuntaan sekä ilmaista ihmisarvoperustaamme luovasti.
Kulttuurinen kestävyys edellyttää myös yhdistyksen tai toimijan hallinnon kestävyyttä ja toimivuutta, läpinäkyvyyttä ja jäsenten ja asiakkaiden odotusten ja toiveiden mukaista toimintaa. Tähän liittyy myös näkyvyys ulospäin ja erilaisille yleisöille, näyttelyin, tapahtumin ja mediaosumin.
Pyrimme edistämään toiminnassamme saavutettavuutta sekä toiminnassa että viestinnässä.
5.2. § Liikuntasuositus
Olemme sitoutuneet THL:n liikuntasuositukseen.
5.3 § Toimintakyvyn turvaaminen
Hallitus pyrkii varmistamaan, että yhdistyksellä on toistaiseksi voimassa olevalla sopimuksella käytössään toiminnanjohtaja. Yhdistyksen toiminnan ylläpitämiseksi viestinnässä tulisi olla mahdollisuuksien mukaan työntekijä jatkuvasti.
6 § Johtosäännön muuttaminen
Hallitus voi päätöksellään muuttaa tätä johtosääntöä.
7 § Voimaantulo
Tämä johtosääntö astuu voimaan 6.2.2025.